Retranscrire ses entretiens de mémoire : méthode, anonymisation et annexes

1. Décidez ce que vous allez analyser avant de transcrire

La question n’est pas « quelle précision est la meilleure ? » mais « sur quoi porte mon analyse ? ». Si vous étudiez ce qui est dit — des représentations, des trajectoires, des arguments — un verbatim épuré des hésitations suffit et se cite mieux. Si vous étudiez la façon de le dire — analyse de discours, entretien clinique, sociolinguistique — alors les silences, les reprises et les chevauchements sont vos données, et les supprimer revient à détruire le corpus.

Le détail des trois niveaux possibles, et le temps que chacun coûte, figure dans notre guide général sur la retranscription d’entretien. Ce qui suit concerne ce qui s’y ajoute quand le corpus part dans un mémoire.

Une règle simple pour trancher : ce qui n’est pas transcrit ne pourra plus être analysé sans tout réécouter. Dans le doute, transcrivez plus fin sur les deux premiers entretiens, puis ajustez une fois que vous savez ce que vous cherchez.

2. Les conventions de notation, et pourquoi il faut les déclarer

Il n’existe pas une norme unique. Les laboratoires d’analyse conversationnelle ont les leurs, très détaillées ; la plupart des mémoires de master n’en ont pas besoin. Ce qui compte, en revanche, c’est que votre jeu de conventions soit explicite, cohérent, et présenté dans le chapitre de méthodologie. Un correcteur ne vous reprochera pas d’avoir choisi une notation simple ; il vous reprochera de ne pas dire laquelle.

Un jeu minimal qui tient la route pour un corpus d’entretiens semi-directifs :

Deux conseils d’usage. Horodatez au moins tous les cinq minutes : c’est ce qui vous permettra de citer proprement et de retrouver un passage un an plus tard. Et conservez la numérotation des lignes — la plupart des citations en sciences sociales renvoient à un identifiant d’entretien et à une ligne ou un horodatage, par exemple « E3, 00:14:22 ».

3. Qui est responsable du traitement : vous, ou votre université ?

La question paraît théorique ; elle détermine qui signe les mentions d’information et qui répond en cas de problème. La CNIL retient que, « en dehors du cas où le chercheur agit exclusivement pour son propre compte », le responsable du traitement est l’organisme au sein duquel la recherche est menée — l’université, le laboratoire, l’établissement. Elle cite expressément les thèses de doctorat et les mémoires de recherche, en précisant que la qualification s’apprécie au cas par cas.

Conséquence pratique, et c’est la plus utile de tout ce guide : écrivez au délégué à la protection des données (DPO) de votre établissement avant de commencer vos entretiens. Beaucoup d’universités ont un modèle de notice d’information et une procédure d’inscription au registre des traitements. Vous gagnerez un après-midi, et vous éviterez d’avoir à reprendre votre protocole après la collecte.

4. Quelle base légale — et pourquoi « ils étaient d’accord » ne suffit pas

Premier point, contre-intuitif : la recherche scientifique n’est pas, en soi, une base légale. Il faut en choisir une, avant de collecter. La CNIL en présente trois comme particulièrement adaptées :

• La mission d’intérêt public — la voie principale pour les universités et organismes publics. La CNIL indique d’ailleurs qu’une autorité publique ne peut pas fonder un traitement sur l’intérêt légitime et doit prioritairement retenir cette base.
• L’intérêt légitime — pour les organismes privés, avec une mise en balance documentée.
• Le consentement au sens du RGPD : libre, spécifique, éclairé et univoque. La CNIL ne l’exclut pas pour une institution publique, mais demande de vérifier qu’il est réellement libre.

Second point, celui que presque tous les mémoires manquent : l’accord de participer à l’entretien n’est pas le consentement au sens du RGPD. Ce sont deux choses distinctes. On peut très bien recueillir l’accord de la personne pour l’entretien tout en fondant le traitement sur la mission d’intérêt public — et c’est souvent le montage le plus solide.

Pourquoi ça compte concrètement : si vous retenez le consentement comme base légale, la personne peut le retirer à tout moment, et vous ne pouvez alors plus traiter ses données du tout. Au milieu d’une analyse de corpus, c’est un risque réel. Sur la base de la mission d’intérêt public, le droit d’opposition existe mais peut être écarté au cas par cas s’il compromet sérieusement les finalités de la recherche — ce qu’il faut alors justifier, et annoncer à la personne.

Si l’entretien touche à la santé, aux opinions politiques, aux convictions religieuses, à l’orientation sexuelle ou à l’appartenance syndicale, vous êtes sur les données sensibles de l’article 9 du RGPD, dont le traitement est en principe interdit sauf conditions strictes. En sciences sociales, cela arrive bien plus souvent qu’on ne le prévoit. C’est un point à régler avec le DPO, pas à découvrir en rédigeant.

5. Ce que vous devez dire avant d’appuyer sur enregistrer

L’information est due au moment du recueil, donc au début de l’entretien. La CNIL en donne la liste : l’identité et les coordonnées du responsable de traitement, les finalités, la base légale, les destinataires — y compris les sous-traitants —, la durée de conservation ou les critères qui la déterminent, les droits des personnes, et les coordonnées du DPO. Elle ajoute que trois éléments doivent être indiqués en priorité : le responsable, les finalités et les droits.

En pratique, une notice écrite d’une page remise avant l’entretien, plus quelques phrases dites à l’oral, couvrent l’obligation :

Mentionner le service de transcription n’est pas facultatif : c’est un destinataire, et il doit figurer dans l’information. C’est aussi la raison pour laquelle le choix du prestataire se fait avant la collecte, pas au moment de transcrire.

6. Anonymiser : enlever le nom ne suffit pas

C’est l’erreur la plus répandue, et la CNIL la prend comme exemple : une base où seuls les nom et prénom ont été remplacés par un numéro est pseudonymisée, pas anonymisée — et les données pseudonymisées restent soumises au RGPD.

Les autorités européennes retiennent trois critères pour vérifier qu’un jeu de données est véritablement anonyme :

• L’individualisation : il ne doit pas être possible d’isoler un individu dans le jeu de données.
• La corrélation : il ne doit pas être possible de relier entre eux des ensembles de données distincts concernant la même personne.
• L’inférence : il ne doit pas être possible de déduire, de façon quasi certaine, de nouvelles informations sur un individu.

Appliqué à un corpus d’entretiens, cela veut dire traquer ce qui identifie par recoupement. « E4, femme, 54 ans, directrice des ressources humaines d’une collectivité de 12 000 habitants en Bretagne » ne contient aucun nom et désigne pourtant une poignée de personnes. Les éléments à neutraliser en priorité :

• les noms de personnes, d’entreprises, d’établissements, de services et de communes ;
• les intitulés de poste rares, à remplacer par une catégorie (« cadre de direction » plutôt que le titre exact) ;
• les âges et dates précis, à transformer en tranches lorsque l’analyse ne repose pas dessus ;
• les événements singuliers racontés en détail — une fusion, un procès, un accident — qui identifient une organisation à eux seuls ;
• les nombres caractéristiques : effectif exact, budget, nombre d’années d’ancienneté combiné au reste.

Gardez la table de correspondance (E1 = Mme X) dans un fichier séparé, protégé par un mot de passe, jamais dans le même dossier que les transcriptions, et jamais en annexe du mémoire. Tant que cette table existe, votre corpus est pseudonymisé : c’est acceptable pendant la recherche, à condition de l’assumer et de sécuriser le fichier.

Dernier réflexe, souvent oublié : anonymisez aussi ce que la personne dit des autres. Un enquêté qui parle de son supérieur le désigne nommément plus souvent qu’on ne le croit, et cette personne-là n’a rien signé.

7. Combien de temps conserver les fichiers

Le principe posé par la CNIL : la durée se choisit en amont, en fonction des objectifs, et doit figurer dans les mentions d’information. La recherche peut justifier des durées plus longues que la normale, à condition de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les exemples donnés par la CNIL, à titre purement illustratif, vont de trois ans après la fin de la collecte à cinq ans après la dernière publication scientifique. Les données réellement anonymisées, elles, peuvent être conservées sans limitation de durée.

Pour un mémoire, le choix le plus simple à défendre est aussi le plus protecteur : supprimer l’enregistrement audio dès que la transcription est vérifiée et anonymisée, et ne conserver que le corpus anonymisé jusqu’à la soutenance et la durée de contestation du diplôme. Annoncez cette durée dans la notice, et tenez-la.

Une réserve d’honnêteté : les fiches de la CNIL sur la recherche hors santé datent de janvier 2022. Vérifiez auprès de votre DPO si votre établissement applique une politique plus récente ou plus stricte.

8. Le service de transcription est un sous-traitant

Dès lors que vous envoyez l’audio quelque part, vous confiez des données personnelles à un tiers, qui devient votre sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD — et qui doit être déclaré aux personnes interrogées. Trois questions à régler avant de choisir :

• Où le fichier est-il transcrit ? Le stockage et le traitement peuvent être dans deux pays différents. Pour des entretiens contenant des données sensibles, un traitement intégralement européen supprime la question plutôt que de la gérer.
• Vos contenus servent-ils à entraîner des modèles ? Une réponse floue vaut oui. Un corpus d’entretiens de recherche n’a rien à faire dans un jeu d’entraînement.
• Combien de temps l’audio est-il conservé ? Une suppression automatique et datée vaut mieux qu’une promesse.

Le détail de ce qu’un contrat de sous-traitance doit contenir est dans notre guide sur la transcription et le RGPD.

9. Les annexes du mémoire

Les attentes varient d’un jury à l’autre — certaines formations exigent les transcriptions intégrales, d’autres les refusent pour des raisons de confidentialité. Demandez à votre directeur ou directrice avant de mettre en page trois cents pages d’annexes. Ce qui se retrouve presque partout :

• Un tableau récapitulatif des entretiens : identifiant, date, durée, mode (présentiel ou distanciel), et profil anonymisé en catégories.
• La grille d’entretien utilisée, et ses éventuelles évolutions en cours de terrain.
• La notice d’information remise aux enquêtés, qui prouve que le cadre a été respecté.
• Les conventions de transcription, reproduites telles que vous les avez appliquées.
• Les transcriptions anonymisées, numérotées et horodatées, si elles sont demandées.

Ce qui ne va jamais en annexe : la table de correspondance entre les identifiants et les personnes réelles, et les fichiers audio.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour retranscrire un entretien d’une heure ? À la main, comptez quatre à six heures, davantage avec plusieurs voix ou un enregistrement bruité. Avec une transcription automatique suivie d’une relecture attentive, une à deux heures. Sur un corpus de douze entretiens, l’écart se chiffre en semaines.

Faut-il faire signer un formulaire de consentement ? Pas nécessairement : tout dépend de la base légale retenue. Une notice d’information remise à chaque enquêté est en revanche nécessaire dans tous les cas, et un accord écrit de participation reste une bonne pratique — notamment si vous comptez citer des extraits.

Un enquêté peut-il demander la suppression de son entretien après coup ? Le droit d’effacement s’applique en principe. La CNIL admet qu’il puisse être écarté au cas par cas si son exercice risque de compromettre sérieusement les finalités de la recherche — par exemple la représentativité de l’échantillon — à condition de le justifier et d’en informer la personne. Si votre base légale est le consentement et que la personne le retire, en revanche, vous ne pouvez plus traiter ses données.

Peut-on citer un extrait d’entretien dans le corps du mémoire ? Oui, en respectant l’anonymisation et en renvoyant à l’identifiant et à l’horodatage, par exemple « E3, 00:14:22 ». Vérifiez qu’un extrait cité ne réidentifie pas la personne par un détail que le reste du corpus ne contenait pas.

Faut-il une analyse d’impact (AIPD) ? Rarement pour une dizaine d’entretiens de master. Elle devient nécessaire pour un traitement à grande échelle de données sensibles ou un suivi systématique de personnes. Votre DPO tranchera.

Pour aller plus loin

Retranscrire un entretien : les trois niveaux de verbatim et la méthode en cinq étapes — le guide général, utile pour choisir le niveau de précision avant de commencer.

Enregistrer une réunion ou un entretien : ce que la loi française autorise — l’article 226-1 du Code pénal, et l’annonce à faire avant d’appuyer sur le bouton.

Cet article décrit l’état des recommandations de la CNIL au 6 novembre 2026. Il donne des repères généraux et ne remplace pas l’avis du délégué à la protection des données de votre établissement. Verbatim transcrit en Europe, efface l’audio sous 24 heures, et n’utilise aucun contenu pour entraîner des modèles.